KSeF - Krajowy System e-Faktur

Data publikacji: 10-11-2025

KSef - Krajowy System e-Faktur to system umożliwiający wystawianie i udostępnianie faktur w formie ustrukturyzowanej. Funkcjonować będzie w podobny sposób jak pliki jpk_VAT. W systemie będą musiały zostać zarejestrowane wszystkie (z pewnymi wyjątkami) wystawiane przez podatnika faktury sprzedaży. Niemożliwe stanie się poprawianie zarejestrowanych w KSeF faktur w inny sposób niż poprzez wystawienie faktury korygującej. Nie będzie możliwe wystawianie faktur w formie innej (np.: tylko papierowej) niż forma elektroniczna zarejestrowana w KSeF. Datą wystawienia faktury będzie data jej przesłania do KSef.

Obowiązek wystawiania faktur z wykorzystaniem KSeF

od 01-02-2026 - dla podmiotów dużych, u których w poprzednim roku (2025r.) obroty ze sprzedaży przekroczyły kwotę 200 mln zł.

od 01-04-2026 - dla pozostałych podmiotów.

od 01-01-2027 - podmioty zobowiązane do wystawiania faktur u których miesięczna wartość tych faktur nie przekracza kwoty 10 tyś zł brutto. Podmioty takie mogą jednak dobrowolnie wystawiać faktury w KSeF. Jeśli przekroczą wskazaną wartość powinni rozpocząć wystawianie faktur w KSeF począwszy od faktury którą przekroczono wartość limitu.

od 01-01-2027 - faktury wystawiane przy pomocy kas rejestrujących będą mogły być wystawiane poza KSeF do końca 2026r.

od 01-01-2027 - paragony z NIP do kwoty 450 zł będą mogły być wystawiane poza KSeF do końca 2026r.

UWAGA! Konieczność pobrania zamieszczonych w KSeF faktur może pojawić się już od 01-02-2026, nawet w przypadku gdy obowiązek ich wystawiania powstanie dopiero w 01-04-2026. Oznacza to, że w niektórych przypadkach jedyną drogą uzyskania faktury od podmiotu który wszedł do KSeF w lutym 2026 będzie jej pobranie z KSeF, gdyż podmiot ten nie będzie zobligowany do wystawienia faktury w inny sposób.

Wyłączenia

Obowiązek rejestracji w KSeF nie obejmie:

Podatników nieposiadających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski (w takim przypadku KSeF będzie dobrowolny)

Faktur wystawianych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej B2C (w takim przypadku KSeF będzie dobrowolny)

Biletów pełniących funkcje faktury, usług finansowych, ubezpieczeniowych

Faktur wystawianych w procedurach OSS i IOSS

Podatników korzystających ze zwolnienia o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT (podatnik zagraniczny korzystający w Polsce ze zwolnienia podmiotowego unijnego / procedury SME)

Jak przygotować się do wprowadzenia KSeF?

Proszę o sprawdzenie, czy Państwa oprogramowanie (w którym wystawiane są faktury) zostanie zintegrowane z systemem KSeF. Możecie Państwo także skorzystać z dedykowanej aplikacji udostępnionej przez ministerstwo finansów:APLIKACJA MF DO WYSTAWIANIA FAKTUR KSeF

Rejestracja w KSeF

Pierwszym krokiem umożliwiającym wdrożenie KSeF jest rejestracja (uwierzytelnienie) w systemie. Pomimo, że KSef rusza od 01-02-2026 już dziś możliwe jest uzyskanie odpowiednich uprawnień do korzystania z KSeF oraz nadawanie uprawnień innym osobom lub podmiotom (pracownicy, biuro rachunkowe).

OSOBY PROWADZĄCE INDYWIDUALNĄ DZIAŁALNOŚĆ GOSPODARCZĄ (OSOBY FIZYCZNE)

Link do uwierzytelnienia w KSeF: KRAJOWY SYSTEM e-FAKTUR

OSOBY PRAWNE: SP. Z O.O., FUNDACJE, STOWARZYSZENIA, INNE PODMIOTY

Wypełnij formularz ZAW-FA - formularz musi zostać podpisany przez wszystkie osoby umocowane do reprezentacji podmiotu. Upoważnienie nadajesz jednej osobie fizycznej, która po zalogowaniu do KSeF będzie mogła nadawać dalsze uprawnienia (pracownikom, biuru rachunkowemu).

Wydrukuj, podpisz i złóż formularz w formie papierowej do właściwego urzędu skarbowego, lub

Podpisz formularz podpisem zaufanym E-PUAP lub podpisem kwalifikowanym ---> zaloguj się na platformę e-puap: PISMO OGÓLNE ---> wypełnij PISMO OGÓLNE, załącz podpisany plik ZAF-FA, podpisz komplet dokumentów i wyślij, lub

Podpisz formularz podpisem zaufanym E-PUAP lub podpisem kwalifikowanym ---> zaloguj się na platformę e-urząd skarbowy: E-URZĄD SKARBOWY ---> wybierz i wypełnij PISMO OGÓLNE, załącz podpisany plik ZAF-FA, podpisz komplet dokumentów i wyślij.

Współpraca z Biurem rachunkowym po wprowadzeniu KSeF

Począwszy od rozliczenia za 04-2026 Biuro rozpocznie automatyczne pobieranie faktur sprzedaży i faktur zakupu z KSeF. W tym celu konieczne będzie uzyskanie odpowiednich uprawnień dostępowych do KSeF. Szczegóły dotyczące zasad wymiany dokumentów księgowych za pośrednictwem KSeF oraz koniecznych uprawnień prześlemy w kolejnych komunikatach.

Baza wiedzy o KSeF

LOGOWANIE DO KSeF

STRONA INFORMACYJNA MINISTERSTWA FINANSÓW O KSeF

Powrót